E. Bedrijfsvoering

Ook in deze bijzondere periode van corona is de ondersteuning effectief en efficiënt. De digitale middelen die voorhanden zijn worden goed gebruikt bij de ondersteuning van bestuur, management en organisatie.

We hebben een eigen subsidioloog die voor de gemeente Horst aan de Maas de diverse subsidiesporen op concrete kansen screent.

We hebben inmiddels een geactualiseerd inkoopbeleid en streven naar een goed contractbeheer en kopen in conform dit beleid. Nog niet alle contracten zijn in Corsa Contract geregistreerd en het komt voor dat er in afwijking van het inkoopbeleid wordt ingekocht. Hiervan wordt continu geleerd en bijgesteld. Met het voorzien in de functies Inkoopadviseur, Interne Controle en Contractbeheer blijft het belang van rechtmatige inkoop en het registreren van de contracten actueel, gemonitord en geborgd.

Begin 2019 heeft Venlo besloten de samenwerking op bedrijfsvoeringsgebied met Horst aan de Maas en Venray niet voort te zetten. In de tweede helft van 2019 is een businesscase uitgewerkt, die inzicht geeft in de wenselijkheid, meerwaarde en haalbaarheid van een samenwerking van Venray en Horst aan de Maas. Hierbij is gekeken naar vier onderdelen: Informatievoorziening (IV),  KCC/Burgerzaken, HRM en Financiën. Deze samenwerking biedt oplossingen voor uitdagingen in de dienstverlening op zowel kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten. De uitkomst van de businesscase is gematigd positief. In het eerste kwartaal van 2020 is een nadere duiding gegeven aan de businesscase. Dit heeft o.a. betrekking op de financiële effecten van de businesscase (terugverdientijd), mogelijke  aansturing (governance) van een samenwerking en een prioritering/fasering van de verschillende onderdelen van de samenwerking. De effecten van COVID hadden invloed op de financiële mogelijkheden als het gaat om het investeren in de samenwerking, zeker waar het gaat om investeringen waarop voorhand niet met zekerheid kon worden aangegeven dat deze terugverdiend zouden kunnen worden. Om de impact op de organisatie en financiën op voorhand klein te houden is uitgegaan van een programmatische invulling van de samenwerking. Dat betekent dat we uitgaan van natuurlijke investeringsmomenten waarbij er tevens verschillen in snelheid tussen de samenwerkingsonderdelen kunnen zitten. Het einddoel voor de vier samenwerkingsonderdelen is: een proces, een systeem, een team. Dat blijft leidend en is de stip op de horizon waar naar toegewerkt gaat worden. Het college heeft in december 2020 besloten de samenwerking voor te zetten en op genoemde vier onderdelen te intensiveren. Begin 2021 hebben beide gemeenteraden de samenwerkingsbijeenkomst bekrachtigd.

Om de aansluiting tussen dienstverlening en behoefte te borgen wordt de behoefte periodiek onderzocht. Bij een gewijzigde behoefte passen wij de dienstverlening aan.

Het medewerkerstevredenheidsonderzoek is voor de zomer van 2020 uitgevoerd. Omdat het onderzoek gedaan werd op een moment dat er nog veel werd thuisgewerkt werd de deelname zorgvuldig gemonitord. Er werd in het onderzoek aandacht gegeven aan de ervaringen van het thuiswerken.

Uit het MTO 2020 (deelnamepercentage van 90,7%) komt naar voren dat medewerkers het werken bij de gemeente Horst aan de Maas in zijn totaliteit waarderen met een ruime 7. De organisatie gaat met de concrete uitkomsten verder aan de slag. In de teamplannen voor 2021 worden acties per team uitgewerkt die verder bijdragen aan de algemene tevredenheid. 

De organisatie beschikt over ken- en stuurgetallen op personeelsgebied. Het management gebruikt deze informatie om het toekomstig beleid (strategische personeelsplanning) te bepalen dan wel om bij te sturen op korte- of middellange termijn. Gezien de druk op het personeelsbudget wordt hier de 2e helft van 2020 (nog) meer energie opgezet. Er worden op basis van ken- en stuurgetallen voorstellen ontwikkeld op basis waarvan balans gehouden wordt tussen budget, reguliere opgaven en ambities.

Eind 2020 is een BI tool ontwikkeld die inzage geeft in actuele ken- en stuurgetallen. Deze tool wordt momenteel gevuld met data en zal in Q1 van 2021 ingezet gaan worden.

De kosten voor ICT-hardware en software nemen gestaag en stevig toe. Dat komt door de toenemende afhankelijkheid van digitalisering binnen de dienstverlening en de werkprocessen van de gemeente en haar ketenpartners. Daarbij komt de vereiste toename in informatiebeveiliging. Dit is in lijn met de landelijke ontwikkelingen. De samenwerking met de gemeente Venray is er o.a. op gericht de meerkosten, die onontkoombaar zijn, te beperken.

Het huidige informatiebeleidsplan (IBP) bestrijkt de periode 2018-2020. Periodiek meten en presenteren we behaalde resultaten in de verschillende domeinen o.a. door middel van dashboards. Die zijn gebaseerd op feitelijke informatie (Business Intelligence en datagedreven werken). Waar nodig worden doelen bijgesteld of verbetermaatregelen doorgevoerd.

Onze informatievoorziening (informatiebeheer, BI/AI, automatisering enz.) heeft een kwalitatief hoog niveau. Bij de start van de corona-uitbraak in maart 2020 zijn we in staat gebleken van de ene op de andere dag vanuit huis te werken en te vergaderen. Dit geeft o.a. de kwaliteit van onze hard- en software aan en getuigt van een professionele en deskundige aanpak. We hebben een veilig systeem en de uitwijk/back-up is goed geregeld. Deze moderne manier van werken, met digitalisering en automatisering, blijft zich snel ontwikkelen. Een ontwikkeling die zich wereldwijd afspeelt. Informatievoorziening speelt een steeds grotere rol binnen de dienstverlening, onze werkprocessen en de beleidssturing van de gemeente. De keerzijde daarvan is dat de kosten navenant meebewegen. Het is en blijft een uitdaging om de grote vraag naar informatievoorzieningsprojecten goed te prioriteren en te realiseren binnen de beoogde planning en kosten. De consequenties van de kostenstijging worden indien nodig meegenomen bij de bijstellingen van de meerjarenbegrotingen. De samenwerking met Venray kan leiden tot minder meerkosten.