E. Bedrijfsvoering

Kaders

Referentiearchitectuur Horst aan de Maas (Intern document)

Projectportfolio IV Horst aan de Maas en Venray (Intern document)

Informatiebeleidsplan (Intern document)

Programmaplan samenwerking Venray – Horst Informatievoorziening (Intern document)

Privacyregelement (Intern document)

Bruikleenregelement (Intern document)

Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer
De huidige archiefverordening stamt uit 2014. Binnen de komende twee jaar zal er naar verwachting een nieuwe Archiefwet van kracht worden. Deze zal invloed hebben op de inhoud van de archiefverordening. De huidige archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zullen geactualiseerd worden naar aanleiding van het van kracht worden van deze nieuwe Archiefwet.

Vervangingsbesluit

Handboek vervanging

Preservatiebeleid (Intern document)

Wat willen we bereiken?

BJZ. Het Bestuurs- en managementsecretariaat ondersteunt bestuur en management effectief en efficiënt.

Een goede secretariële ondersteuning van het bestuur en management helpt mee de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Wanneer hebben we dat bereikt?

Uit de jaarlijkse evaluatie blijkt dat het bestuur en het management tevreden zijn over de ondersteuning van het bestuurssecretariaat en managementondersteuning en zij geven de dienstverlening minimaal een 7.

Zo gaan we dat doen

BJZ. We benutten subsidiemogelijkheden- zowel provinciaal, nationaal als Europees -maximaal en minimaliseren de financiële risico's in projecten waarvoor subsidie is ontvangen.

Iedereen weet dat er subsidies beschikbaar zijn, maar ze zijn lastig te vinden. Door de inzet van een subsidiecoördinator worden projectleiders ondersteund en geadviseerd bij het opstellen van subsidieaanvragen en de ondersteuning bij verantwoordingstrajecten. De coördinator is op de hoogte van de subsidieregelingen en verspreidt de kennis van de subsidieregelingen in de organisatie. Hij tipt de juiste mensen binnen de organisatie en behoudt het overzicht, zodat ook verschillende afdelingen samen kunnen werken aan een subsidieaanvraag.

Wanneer hebben we dat bereikt?

Van de aan de gemeente verleende subsidies wordt bij de vaststelling minimaal 90% van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten ook daadwerkelijk uitgekeerd.

Zo gaan we dat doen

BJZ. We hebben een effectief en efficiënt inkoopbeleid en contractbeheer.

Alle inkopen zijn conform wettelijke regelgeving en ons eigen inkoopbeleid.

Zo gaan we dat doen

Door samenwerking met omliggende gemeenten vergroten wij onze kennis, gezamenlijke capaciteit, efficiency, innovatiekracht, kwaliteit van dienstverlening en verminderen we onze kwetsbaarheid

De taken die we als gemeentelijke overheid uitvoeren worden steeds complexer en omvangrijker. Tegelijkertijd hebben we te maken met een arbeidsmarkt die onder druk staat. We zetten in om de juiste mensen binnen te houden en tevens nieuwe kwaliteit en kennis binnen te halen. Dat wordt echter wel steeds lastiger. En niet alleen voor onze gemeente. Daarom hebben Venlo, Venray en Horst aan de Maas in 2018 de wens uitgesproken te gaan samenwerken op een aantal bedrijfsvoeringsonderdelen zoals HRM , KCC/Burgerzaken en ICT. Begin 2019 heeft Venlo echter besloten om geen prioriteit meer te geven aan deze samenwerking. Dit heeft tot gevolg dat een intensieve samenwerking met Venray op bedrijfsvoeringsgebied verkend wordt. In het 2e deel van 2019 zal dit een concreter beeld opleveren op welke gebieden met Venray verder samengewerkt gaat worden. Dit doen we vanuit het oogpunt van Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten. Daarbij zal duidelijk worden wat dit voor beide gemeenten betekent, zowel qua processen als financieel. Ten aanzien van dit laatste wordt in eerste instantie uitgegaan van een sluitende businesscase waarbij de kosten (die voor de baten gaan) binnen een vooraf vastgestelde termijn worden terugverdiend.

Wanneer hebben we dat bereikt?

De operationele en technische onderdelen die betrekking hebben op HRM en het bevorderen van de mobiliteit van medewerkers, zijn in 2022 geharmoniseerd.
We hebben in 2022 een samenwerkingsverband waarbij klant contact diensten efficiënt en effectief worden geleverd aan de gemeenten en hun klanten.
De ICT-infrastructuur van de gemeenten Horst aan de Maas en Venray is gelijk.

Zo gaan we dat doen

FIN. Onze financiële dienstverlening sluit aan bij de behoeften van belanghebbenden.

We streven er naar onze financiële dienstverlening te laten aansluiten op de wensen en behoeften van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie.

Zo gaan we dat doen

HRM. De gemeente is een goede werkgever.

Om de tevredenheid van de medewerkers te meten wordt er een medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden.

Het medewerkerstevredenheidsonderzoek geeft een beeld hoe de huidige medewerkers het ervaren om bij de gemeente Horst aan de Maas te werken. De uitkomsten bepalen mede het toekomstig personeelsbeleid.

Wanneer hebben we dat bereikt?

Medewerkers waarderen het werken bij de (organisatie) gemeente Horst aan de Maas ‘overall’ met het rapportcijfer 8 (op een schaal van 1-10).
Er is jaarlijks 20% in- en externe mobiliteit van medewerkers.
De helft van de vacatures wordt intern ingevuld.
Het ziekteverzuimpercentage is lager dan 3,5%.
Het beschikbare budget voor talentontwikkeling wordt volledig benut.
Eind 2022 zijn er 10 garantiebanen in onze organisatie gecreëerd.

Zo gaan we dat doen

HRM. De organisatie heeft actuele personele- en organisatorische ken- en stuurgetallen als basis voor besluiten die bijdragen aan onze doelen.

HRM levert ken- en stuurgetallen op het personeelsgebied. Het management gebruikt deze informatie om het toekomstig beleid te bepalen dan wel om bij te sturen op korte- of middellange termijn.

Wanneer hebben we dat bereikt?

Het management beschikt over een maandelijks geactualiseerde financiële rapportage op HRM-gebied.
Het management beschikt continu over 'realtime' informatie over HRM-thema's.
90% van de HRM-beheertaken verloopt digitaal.

Zo gaan we dat doen

IV. De dienstverlening en bedrijfsprocessen van de gemeentelijke organisatie worden tegen acceptabele kosten ondersteund door kwalitatief goede informatie en informatiesystemen.

Het leveren van digitale informatievoorziening aan de organisatie, waarmee de gemeente haar dienstverlening aan inwoners en bedrijven levert, verbetert en afgestemd houdt op de ontwikkelingen in de informatie-maatschappij.

Wanneer hebben we dat bereikt?

Afgehandelde zaken/dossiers zijn binnen 1 maand gearchiveerd.
De ontvangen poststukken zijn binnen 2 werkdagen digitaal geregistreerd.
De ontvangen vragen en (storings)meldingen bij de Servicedesk zijn binnen 5 werkdagen afgehandeld.
De beschikbaarheid van de (primaire) businessapplicaties op werkdagen van 7.00 tot 18.00 uur is gegarandeerd.
Medewerkers/ bestuurders maken gebruik van onze informatieproducten (dashboards, themakaarten, analyses).
Alle op te starten IV-projecten hebben rendement voor de organisatie, uitgewerkt in een business case.
Elke maand is er een actueel overzicht van budgetten en investeringen IV.
We realiseren de acties uit het programma- en deelplan(nen) samenwerking VH voor 2022.
De basisgegevens in het gegevensmagazijn komen overeen met die in de bronapplicaties en afwijkingen hierin corrigeren we binnen 2 weken.

Zo gaan we dat doen

IV. De inrichting, het beheer en de uitvoering van de informatievoorziening zijn integraal op elkaar afgestemd. Daarbij wordt rekening gehouden met in- en externe ontwikkelingen.

Team informatievoorziening is continu in gesprek met de vakafdelingen. Op die manier weten we welke ontwikkelingen in de informatievoorziening er op ons af komen. Gezamenlijk prioriteren we deze en stellen we een jaarplan vast. Met projecten voeren we dat jaarplan uit.

Ieder jaar wordt er aan de stuurgroep Informatievoorziening en het Directieteam gerapporteerd over de behaalde resultaten van het jaarplan Informatievoorziening en wordt er tevens een vooruitblik gegeven over het komende jaar. In die rapportage staan vooral de ontwikkelingen en projecten informatievoorziening centraal. Het is en blijft een uitdaging om de grote vraag naar informatievoorzieningsprojecten goed te prioriteren, te realiseren binnen planning en beschikbare budgetten. Tendens is dat informatievoorziening meer en meer een nog grotere rol speelt binnen de dienstverlening en werkprocessen van de gemeente.

Wanneer hebben we dat bereikt?

80% van de in het jaarplan informatievoorziening genoemde projecten worden binnen het lopende jaar gestart en/of afgerond.

Zo gaan we dat doen

Toelichting en tabellen paragraaf E. Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling
Externe, economische, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen zijn van invloed op onze gemeentelijke organisatie. Deze ontwikkelingen zijn van grote invloed op de herijkte strategische visie Horst aan de Maas 2025. In die visie is antwoord gegeven op de vraag: ‘wat voor gemeente willen we zijn?’

We verstalen de strategische visie van de gemeente in een organisatievisie en -strategie. Deze geeft antwoorden op de vragen als: ‘wat voor soort organisatie moeten en willen we zijn?’, ‘wat betekent dit voor de medewerkers?’ en ‘hoe richten we de organisatie in’? Kortom: hoe ontwikkelen we de organisatie verder? In 2022 beantwoorden we deze vragen beantwoord en ontwikkelen we de organisatie verder door.

Het verder ontwikkelen van de organisatie is een continu proces, waarbij we rekening houden met een effectieve en efficiënte inzet van de beschikbare middelen en hier sturen we ook op.

Werkgever
Als organisatie blijven we een ‘aantrekkelijke werkgever’. We zetten de ingezette profilering van een ‘aantrekkelijke werkgever’ door en blijven inventief in het invullen van vacatures. Dit doen we door medewerkers intern kansen te bieden voor doorontwikkeling en door medewerkers te laten werken aan innovatieve projecten. De uitdaging hierbij is en blijft het houden van de balans tussen ‘doen’ en ‘denken’ en het effectief en efficiënt inzetten van de beperkte middelen.

Om de kwaliteit van onze kennis en kunde te waarborgen en blijvend aan te laten sluiten op de externe en interne ontwikkelingen, komt er nog meer aandacht voor strategische personeelsplanning.

Tevens heeft ‘Covid-19’ aangetoond dat gedeeltelijk thuiswerken werkt. De combinatie van thuiswerken en op kantoor werken houden we vast. In 2022 passen we de inrichting van het gemeentehuis en de werkwijzen van de medewerkers hier verder op aan.

Samenwerking bedrijfsvoering Horst aan de Maas en Venray
We zijn de samenwerking op de onderdelen Informatievoorziening (IV), KCC/Burgerzaken, Financiën en HRM begin 2021 daadwerkelijk gestart en we hebben concrete uitvoeringsplannen per onderdeel opgestart die in uitvoering zijn. In 2022 geven we verder uitvoering aan de plannen en in de tweede helft van 2022 rapporteren en evalueren we de eerste behaalde en beoogde resultaten.

Verbonden partijen
De gemeenten Venlo, Venray en Horst aan de Maas werken samen op het sociaal domein, de Regionale Uitvoeringsdienst, de Veiligheidsregio en Regio Venlo. De Veiligheidsregio en Regio Venlo hebben we in de begroting opgenomen in de paragraaf verbonden partijen.

Werken aan de toekomst – service- en datagericht werken
Servicegericht werken, waarbij gebruiksgemak, snelheid en kwaliteit van onze dienstverlening voorop staan is leidend bij bedrijfsvoering.

De afgelopen jaren is al gebleken dat het werken vanuit data-analyses (Business Intelligence) zijn toegevoegde waarde heeft. Het gaat hierbij om directe stuur- en beleidsinformatie, waarmee we werkprocessen en besluiten telkens optimaliseren en onderbouwen. Behalve dat ‘datagericht werken’ zijn waarde al heeft bewezen voor de werkprocessen en besluitvorming, biedt het ook inwoners en bedrijven de mogelijkheid om sneller en makkelijker informatie van de gemeente te vinden. Meer en meer ontsluiten we informatie via geografische kaarten.

Een ontwikkeling waar we verder op inzetten, is het gebruik van data om voorspellende modellen beschikbaar te stellen op de diverse beleidsterreinen, zodat we binnen die beleidsterreinen pro-actief kunnen inspelen op aankomende ontwikkelingen.

Verder zien we dat de toepassing van Artificial Intelligence en Robotisering meer en meer gemeengoed aan het worden is. Ontwikkelingen die we als gemeente nauwgezet blijven volgen en in samenwerking met onder andere de VNG ook stapsgewijs gaan toepassen binnen onze gemeente.