De jaarrekening en begroting van de griffie zijn als een aparte bijlage bij de programmarekening en de programmabegroting opgenomen. De reden daarvan is dat het voorstel tot het vaststellen van deze jaarrekening en begroting door het presidium wordt gedaan, in plaats van burgemeester en wethouders.
Doelstelling (begroting) griffie
Zorgen voor omstandigheden en faciliteiten, waardoor de gemeenteraad optimaal zijn taken kan doen in samenwerking met andere bestuursorganen, inwoners en het maatschappelijk middenveld.
Het verder ondersteunen van de gemeenteraad en zijn individuele leden afzonderlijk, bij het uitoefenen van zijn kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende taken. De ondersteuning bevordert vooral dat, conform de door de raad vastgestelde kaders, de raad zich kan positioneren als ‘hoogste’ bestuursorgaan van de gemeente en de burgers optimaal bij zijn besluitvorming betrokken worden.
De bij de Programmabegroting 2021 hiervoor voorgestelde maatregelen en de daarbij gehaalde resultaten:
De “nieuwe” participatie
“Op dit moment is niet te voorzien, in hoeverre de coronacrisis in 2021 in welke mate aanwezig is en wat dat betekent voor de maatschappij. Het is wel duidelijk dat de gevolgen van de huidige corona crisis dan nog volop zullen doorwerken voor de inwoners van Horst aan de Maas en het bestuur. In ons streven om burgers dicht bij het bestuur betrekken was er ook sprake van om daadwerkelijk e dorpen en wijken in te gaan en aldaar te spreken met de inwoners. Ook op de raadsthema-avonden lieten wij de inwoners en belanghebbenden zoveel mogelijk aan het woord en gingen de (burger)raadsleden aan zoveel mogelijk spreektafels zitten om optimaal informatie op te doen. Deze “fysieke” vorm van participatie zal naar alle waarschijnlijkheid ook in 2021 beperkingen ondervinden.
In 2021 zullen dan ook nieuwe, digitale, vormen van burgerparticipatie hun intrede doen om deze nog steeds optimaal te laten verlopen. Er zijn al goede ervaringen met Webinars.
Inmiddels weten we dat ook in 2021 de contacten tussen de raad en de (participatie van de) inwoners door de coronamaatregelen zeer beperkt zijn geweest. In de 1e helft van het jaar waren er geen fysieke bijeenkomsten en in de 2e helft was er welgeteld een themabijeenkomst waarin betrokkenen actief mee konden doen. Wel zijn er veel webinars georganiseerd die voor inwoners te volgen waren en waar stakeholders hun inbreng gaven.
De raad heeft wat betreft participatie wel een blik vooruit op de toekomst. N.a.v. een raadsinformatiebrief over de afwikkeling van Afslag 10 is de opdracht gegeven voor een grootschalig onderzoek naar de evaluatie van drie burgerinitiatieven, waaronder Afslag 10. De uitkomsten van dit onderzoek worden gebruikt voor het bepalen van de rol van de (nieuwe) raad, college en organisatie in de interactie met en de participatie van inwoners, met name bij burgerinitiatieven.
De digitale raad
“In 2021 wordt het Raadsinformatiesysteem (RIS) van de raad heroverwogen. In gezamenlijkheid met de organisatie wordt een voorstel gedaan, nadat meerdere systemen aan de hand van een programma van eisen zijn gewogen en vergeleken. Dit betreft niet alleen het RIS dat via onze website raadpleegbaar is, maar ook de daaraan gebonden vergaderapplicatie. Uitgangspunt is dat zowel door de raad, college en ambtelijke organisatie één en dezelfde applicatie wordt gebruikt. Deze applicatie kan dan bij aanvang van de nieuwe raadsperiode in 2022 in gebruik worden genomen.
Ook in de communicatie tussen raad en griffie is er het voornemen om hier uitsluitend 1 kanaal c.q. applicatie te gebruiken, om zodoende ruis tegen te gaan. Dit betekent dat bijv. e-mail zo veel mogelijk beperkt wordt.
Door de goede ervaringen van de video vergaderingen in het afgelopen jaar, zal dit instrument verder ontwikkeld worden.
Door deze verdere ontwikkelingen van de digitale raad is het noodzakelijk om hiervoor structureel meer budget op te nemen”.
Na zorgvuldig gezamenlijk onderzoek is besloten om niet het RIS te heroverwegen omdat het huidige informatiesysteem van de raad meer dan voldoet. Om die reden wordt nu de vergaderapplicatie van de raad ook door het college en de ambtelijke organisatie gebruikt. De doelstelling voor het gebruik van één en dezelfde applicatie is daarmee gehaald. Het RIS is in 2021 uitgebreid met een archieffunctie, waardoor de archivering van alle handelingen van de raad aan de wettelijke vereisten voldoet. Hierbij is ook de ondertiteling van de video-uitzendingen van de raadsvergaderingen aan de applicatie toegevoegd.
In 2021 is de raadscommunicatie doorgelicht op effectiviteit en mogelijke verbeteringen. Naast de verbetering van de huidige communicatiemiddelen richt de communicatieaanpak zich ook op nieuwe mogelijkheden om de betrokkenheid van inwoners bij de besluitvorming van de raad te vergroten. In de jaarrekening zijn bij de griffie ook de personeelskosten voor de Raadscommunicatie-adviseur verwerkt, die bij de vaststelling van de begroting 2021 nog bij de organisatie waren ondergebracht. De overschrijding van het budget van de digitale raad komt door de inzet van de externe ondersteuning bij de videovergaderingen in Teams.
Regionale samenwerking
“De raden nemen hierin gezamenlijk hun verantwoordelijkheid. In 2021 komt er een integrale aansturing van alle verbonden partijen. Door een (gelijk)tijdige, juiste en volledige (actieve) informatieverstrekking wordt het mogelijk gemaakt dat er aan de raden verantwoording wordt afgelegd en de raden in positie worden gebracht om de nieuwe kaders te stellen. Het streven is om in één raadsvergadering in het voorjaar alle gemeenschappelijke regelingen in één keer gelijktijdig en integraal te behandelen”.
De coronamaatregelen hebben verhinderd dat er regionale bijeenkomsten zijn geweest, waarbij de raadsleden van de verschillende gemeenten elkaar konden ontmoeten en verdergaande afspraken maken. Het streven om in één raadsvergadering alle gemeenschappelijke regelingen in één keer gelijktijdig en integraal te behandelen is daarom niet gehaald. Er zijn wel webinars over en door de gemeenschappelijke regelingen gehouden. Hierbij is o.a. de afspraak gemaakt om voor de Regio Noord-Limburg een regionale raadsleden-werkgroep in te stellen.
Voorbereiding verkiezingen 2022
“In het vroege najaar van 2021 wordt een plan van aanpak verkiezingen 2022 aangeboden. Gelet op de ervaringen in 2018 is het o.a. van belang om eerder en dieper in te gaan op o.a. de wens om wel of niet een digitale Stemhulp voorafgaande de verkiezingen in te zetten. Tevens zal de vraag aan de orde komen of de griffie verder een rol heeft bij het enthousiasmeren c.q. voorlichten voor en over een eventueel raadslidmaatschap”.
Het plan van aanpak verkiezingen is in november 2021 door het presidium vastgesteld. Al eerder, in juni is besloten om ook voor de verkiezingen 2022 een digitale Stemhulp in te zetten. De voorbereidingen zijn in 2021 afgerond.
|
|
Primaire Begroting 2021 |
Begroting na wijziging 2021 |
Realisatie 2021 |
|
Raad |
-559 |
-559 |
-545 |
|
Presentiegeld niet-raadsleden |
-10 |
-10 |
-4 |
|
Fractievergoeding |
-3 |
-3 |
-3 |
|
Griffie |
-249 |
-249 |
-291 |
|
Digitale raad |
-30 |
-30 |
-44 |
|
Facilitering raad |
-5 |
-5 |
-1 |
|
Jongerengemeenteraad |
-5 |
-5 |
-1 |
|
Rekenkamercommissie |
-19 |
-19 |
0 |
|
Communicatie raad |
-30 |
-30 |
-18 |
|
Accountantskosten |
-48 |
-48 |
-51 |
|
Totaal lasten |
-958 |
-958 |
-958 |
|
Griffie |
0 |
0 |
3 |
|
Totaal baten |
0 |
0 |
3 |
|
Saldo lasten en baten |
-958 |
-958 |
-955 |